Plannen

Bespreek de volgende punten in de klas en zorg dat deze informatie voor iedereen helder is:

• Wanneer is het examenconcert?
• Waar is het examenconcert?
• Wat zijn de tijden van het concert en eventueel de pauze?
• Is er een soundcheck, generale repetitie of doorloop? Zo ja, waar, wanneer en hoe laat?
• Heeft het concert een thema? Zo ja, welke?
• Wat is er aanwezig qua instrumentarium en versterking en wat moet je eventueel zelf meenemen?
• Zijn er licht- en geluidstechnici aanwezig bij het concert of regelen jullie dit zelf?

Taakverdeling

Schrijf de taken die moeten worden uitgevoerd rondom de organisatie van het examenconcert op. Schrijf daarnaast per taak op wie dit gaat doen en wanneer. 

1. Promotie voor het examenconcert.

2. Het programmaboekje.

3. Nadenken over de presentatie.

4. Foto, video- en audio-opnames van het examenconcert.

5. Soundcheck

6. Bedankjes

1. Promotie

* Maak een poster. Lees eerst de tips door.

Schrijf een kort bericht ter aankondiging van het examenconcert voor op de website van school en/of de plaatselijke krant.

Maak een foto of een video-opname tijdens de repetities en deel deze, eventueel samen met de poster en het promotiebericht, op social media.

2. Programmaboekje

Bespreek met elkaar wat er in het programmaboekje moet komen te staan. Denk hierbij aan:

• namen van de leerlingen
• titel en componist/artiest
• bezetting
• korte beschrijving of toelichting per examenkandidaat/presentatie

Let op: Voor de licht- en geluidstechnici is het prettig om een apart programma (draaiboek) te maken waarin ook de bezetting, de benodigde apparatuur en het eventuele lichtplan is opgenomen.

Denk goed na over de volgorde van het programma. Zorg voor afwisseling tussen drukke en rustige presentaties en tussen solo- en groepspresentaties.

Verwerk de namen van iedereen die geholpen heeft bij het concert en de organisatie in het programma. Denk aan de licht- en geluidstechnici, de presentatoren, de docenten, de beoordelingscommissie of de conciërge. ​

Check het programmaboekje op taal- en typfouten. Weet je zeker dat er geen wijzigingen meer komen? Zorg dan voor voldoende kopieën voor het publiek, de muzikanten en de eventuele beoordelingscommissie.

3. Presentatie

Bespreek met elkaar hoe je de presentatie van het concert wilt vormgeven. Vraag bijvoorbeeld één of twee personen om de avond te presenteren. Dit kunnen klas- of jaargenoten zijn die zelf niet meedoen met het examenconcert of docenten/OOP's.

Zorg dat er, naast de informatie uit het programma, extra informatie beschikbaar is over elke presentatie. Denk hierbij aan het onderwerp van de compositie of song of een anekdote of interessant weetje over de leerling(en) en de presentatie.

Communiceer duidelijk met de presentator/presentatrice wat de bedoeling is en op welke dagen hij/zijn aanwezig dient te zijn.

4. Foto, video- en audio-opnames van het examenconcert

Bespreek met elkaar en je docent waar je de opnames voor wilt gebruiken. Een goede audio- en/of video-opname is handig in de beoordeling van de presentaties, maar het is ook waardevol als herinnering aan het examenconcert. Daarnaast kunnen de opnames gebruikt worden als voorbeeld voor latere examenjaren.

Bereid de opnames goed voor. Lees de tips door.

5. Soundcheck

Verzamel van elke act de juiste informatie over de podiumopstelling, de backline (versterkingsapparatuur) en eventueel het lichtplan.

Verzamel van alle klasgenoten de informatie voor de soundcheck en het lichtplan. Schrijf dit op in dezelfde volgorde als het examenconcert. Kijk naar het voorbeeld.

De planning voor de opbouw van het podium, de zaal, de (licht- en geluids-) apparatuur en de backline wordt gedaan door professionals. Zorg er wel voor dat iedereen (leerlingen en docenten) tijdig geïnformeerd worden over deze planning.

Maak ook afspraken wie tussen de presentaties door het podium ombouwt. Doen de geluidstechnici dit of helpen leerlingen en docenten hierbij?

6. Bedankjes

Om zo'n avond te realiseren zijn er vele handen nodig. Die verdienen natuurlijk ook een kleinigheidje.

Wie ga je bedanken:

1. Presentator

2. Docenten (die mee hebben geholpen)

3. Juryleden

4. Technici

Overleg met de docent hoeveel budget er beschikbaar is.